Surat Penawaran Bisnis : Ciri-Ciri, Fungsi, dan Cara Membuatnya – Dalam sebuah transaksi bisnis, terdapat surat penawaran yang biasanya digunakan sebagai sarana berkomunikasi antar dua belah pihak. Meski kini telah tersedia berbagai macam media elektronik yang bisa digunakan untuk memperlancar komunikasi dan transaksi, contoh surat masih dapat ditemukan dengan mudah di internet karena memang masih banyak pebisnis yang menggunakannya.
Surat penawaran merupakan surat yang ditujukan kepada pihak lain dalam rangka menawarkan kerja sama bisnis. Dimana biasanya, bentuk kerja sama ini berupa kegiatan jual beli barang atau jasa. Surat pun bisa menjadi wahana periklanan sekaligus membantu memperluas jaringan penjualan.
Pelaku bisnis yang sering melakukan transaksi dengan pihak eksternal, akan sangat membutuhkan dokumen ini. Karena surat itu dapat berguna sebagai salah satu alat yang digunakan untuk marketing perusahaan.
Table of Contents
Surat Penawaran Bisnis
Surat penawaran bisnis adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat untuk kegiatan usaha dengan menawarkan produk dari produsen kepada pelaku usaha lain. Dokumen jenis ini tergolong ke dalam surat resmi yang penting di dalam dunia bisnis. Tidak hanya digunakan untuk kegiatan bisnis saja, surat ini juga bisa untuk perusahaan yang akan bekerjasama dengan perusahaan lain dalam bidang yang sama.
Secara umum surat akan diterbitkan setelah surat permintaan barang atau jasa dari calon pelanggan kepada distributor. Sehingga distributor akan memberikan surat negosiasi kepada calon konsumen dengan menggunakan surat tersebut.
Dengan begitu, surat ini dapat menjadi media kerjasama dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan bisnis antara distributor dengan konsumen.
Pelaku bisnis perseorangan atau perusahaan baru biasanya menggunakan surat ini dengan tujuan untuk memperkenalkan bisnis atau produk mereka kepada pihak lain. Dengan cara mencantumkan pemaparan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, keunggulannya serta rincian harganya.
Surat penawaran bisnis bisa juga diartikan sebagai surat yang berfungsi sebagai perantara dalam menjalankan suatu perjanjian kerjasama dengan pihak eksternal. Surat ini termasuk ke dalam media promosi yang dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan dan membantu perusahaan untuk memperluas jaringan bisnisnya.
Secara ringkas, surat penawaran bisnis adalah surat resmi yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli dengan isi berupa penjelasan mengenai perusahaan dan produknya yang ditawarkan dengan maksud untuk meyakinkan calon pembeli sehingga dapat terjadi kerjasama diantara keduanya.
Ciri-Ciri Surat Penawaran Bisnis
Ciri-ciri utama yang harus diperhatikan di antaranya adalah sebagai berikut :
- Terdapat informasi penting terkait produk dan rincian harganya dalam surat penawaran.
- Surat dibuat semenarik dan serapi mungkin agar calon konsumen tertarik dan mudah untuk memahami isinya.
- Surat penawaran dibuat dengan format dalam bentuk formal beserta kop surat dan alamat perusahaan.
Tujuan Surat Penawaran Bisnis
Secara garis besar surat ini adalah sebagai media untuk memberikan penjelasan atau deskripsi mengenai suatu produk beserta rincian harganya. Dengan begitu, pihak yang akan diajak kerjasama dapat lebih mudah untuk memahami barang yang ditawarkan.
Selain itu, melalui surat ini perusahaan juga berkesempatan untuk bisa memperkenalkan produk dan bisnis kepada pihak luar sekaligus meyakinkan mereka untuk menjalin hubungan kerjasama yang saling menguntungkan. Dengan kata lain, surat bertujuan sebagai perantara untuk mencapai kesepakatan transaksi antara dua belah pihak yang hendak bekerjasama. Adapun tujuan lainnya adalah sebagai berikut :
- Memasarkan produk atau jasa yang hendak dijual kepada konsumen atau pihak lain.
- Memberikan pengetahuan produk kepada calon pembeli dan pihak lain.
- Media memperluas jangkauan bisnis sebuah perusahaan.
Fungsi Surat Penawaran Bisnis
Sebelumnya telah disinggung dengan singkat mengenai fungsi surat penawaran bisnis yaitu sebagai perantara dalam menjalankan suatu perjanjian kerjasama dengan pihak eksternal. Berikut ini adalah beberapa fungsi lain dari surat penawaran bisnis :
- Sebagai media untuk memasarkan produk yang hendak dijual kepada konsumen, agar penerima surat dapat mempelajari terlebih dahulu dan pada akhirnya tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan.
- Media untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
- Media untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan konsumen loyal.
Komponen Surat Penawaran Bisnis
Sepertu tujuan dibuatnya, maka saat menyusun surat penawaran bisnis perlu memperhatikan beberapa komponen agar dapat meyakinkan calon pembeli terhadap kredibilitas perusahaan dan produk yang ditawarkan. Beberapa komponen tersebut adalah sebagai berikut :
Informasi Perusahaan
Dalam surat penawaran bisnis, informasi perusahaan harus menjadi yang paling pertama untuk dicantumkan. Hal ini dapat berupa informasi singkat mengenai perusahaan yang berfungsi untuk memperkenalkan perusahaan kepada calon pembeli.
Informasi tentang perusahaan yang dapat dicantumkan antara lain nama perusahaan, alamat perusahaan, dan bidang industri yang digeluti perusahaan.
Barang yang Ditawarkan
Komponen kedua yang perlu dicantumkan adalah informasi mengenai barang yang hendak ditawarkan. Informasi ini dapat dicantumkan secara mendetail mulai dari harga barang dan juga stok yang dimiliki agar calon pembeli dapat memperkirakan jumlah pembelian.
Penjelasan Mengenai Promosi yang Dilakukan
Untuk membuat calon pembeli lebih mudah tertarik maka dibuat keistimewaan seperti penggunaan harga promo. Oleh karena itu, harga khusus atau harga promo dapat dipertimbangkan ditawarkan kepada pembeli yang loyal.
Promo yang bisa diberikan dapat berupa potongan harga dengan minimal pembelian jumlah tertentu atau bisa juga dengan gratis ongkir apabila berjualan menggunakan toko online.
Metode Pembayaran yang Dapat Dilakukan
Banyaknya pilihan metode pembayaran juga menjadi salah satu komponen penting untuk disertakan dalam surat penawaran bisnis. Hal ini karena semakin beragam pilihan metode pembayarannya maka akan semakin meyakinkan calon pembeli dengan adanya kemudahan melakukan transaksi.
Lampirkan Informasi Produk
Komponen penting terakhir yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran bisnis agar calon pembeli tertarik dengan barang yang ditawarkan adalah dengan melampirkan informasi produk secara lengkap. Sebaiknya lampiran produk dibuat semenarik mungkin di mata calon pembeli.
Cara Penulisan yang Baik dan Benar
Penulisan surat harus dilakukan dengan baik dan benar agar surat dapat mudah dibaca dan dipahami. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran :
- Penulisan surat menggunakan Bahasa resmi dan ditulis dengan jelas serta tidak bertele-tele.
- Di dalam surat wajib mencantumkan identitas pemberi surat penawaran.
- Memberikan informasi jenis barang atau jasa yang hendak ditawarkan.
- Mencantumkan daftar produk beserta harganya dengan jelas, dapat berupa daftar maupun keterangan.
- Mencantumkan alamat tujuan di dalam surat
- Mencantumkan nama lengkap, tanda tangan dan stempel perusahaan.
- Harga yang dicantumkan merupakan harga satuan, misalnya per kilogram, per buah, per lusin, per botol, per kodi, dan lain sebagainya.
- Mencantumkan jenis jasa yang ditawarkan dengan jelas.
Demikian penjelasan terkait surat penawaran bisnis, termasuk detail fungsi, ciri-ciri, dan juga cara penulisannya.
Sebagaimana kemajuan teknologi dalam bidang pengelolaan keuangan. Dimana kini Anda tidak perlu mencatat secara manual pendapatan dan pengeluaran Anda, termasuk arus kas di dalamnya. Sebab, telah tersedia software toko dan bisnis seperti IPOS yang menawarkan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan secara lebih cepat, akurat, dan otomatis.
Coba gratis IPOS di sini.
Kata kunci : Aplikasi Toko Ritel dan Grosir, Software Toko dan Grosir, Software Toko Lengkap, Software Toko Murah, Software Kasir, Aplikasi Kasir, Software Toko IPOS, IPOS 5, IPOS 4
