Inventaris adalah Aset Usaha yang Harus Dikelola, Begini Caranya! – Dalam menjalankan usaha, Anda pasti akrab dengan berbagai istilah penting dalam pengelolaan bisnis. Salah satunya adalah inventaris. Meski sering disebut, masih banyak pelaku usaha yang belum memahami pentingnya mengelola inventaris secara tepat. Padahal, inventaris yang tidak terdata atau terpantau dengan baik bisa menimbulkan kerugian, mulai dari kehilangan barang hingga pemborosan anggaran.
Inventaris adalah bagian penting dari aset usaha yang menunjang kelancaran operasional harian. Baik itu barang dagangan, perlengkapan kantor, hingga peralatan produksi, semuanya termasuk dalam kategori inventaris. Oleh karena itu, pengelolaan inventaris yang terstruktur sangat dibutuhkan untuk memastikan usaha berjalan efisien dan tetap menguntungkan.
Table of Contents
Pengertian Inventaris adalah
Inventaris adalah segala bentuk barang atau aset milik usaha yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Inventaris tidak selalu berupa barang yang dijual, tetapi bisa juga berupa alat, mesin, perlengkapan kantor, hingga bahan baku. Artinya, apa pun yang dibeli oleh usaha Anda untuk menjalankan aktivitas bisnis, selain untuk dijual langsung, termasuk dalam kategori ini.
Mengetahui dengan jelas apa yang termasuk dalam inventaris akan membantu Anda dalam melakukan pencatatan, penyusunan laporan, hingga pengambilan keputusan bisnis. Kesalahan dalam memahami inventaris bisa membuat laporan keuangan tidak akurat dan menyebabkan perencanaan bisnis meleset.
Pengelolaan inventaris yang tepat bisa memberikan dampak besar bagi efisiensi dan profitabilitas usaha, di antaranya:
- Memudahkan perencanaan pembelian : Anda bisa mengetahui kapan waktu yang tepat untuk restock barang.
- Menurunkan risiko kerugian : Barang yang hilang, kadaluwarsa, atau rusak bisa diminimalkan.
- Meningkatkan kepercayaan konsumen : Dengan ketersediaan barang yang terjamin, layanan Anda akan terlihat profesional.
- Membantu audit usaha : Catatan inventaris yang rapi akan sangat membantu saat Anda melakukan audit internal maupun eksternal.
Dengan kata lain, manajemen inventaris adalah bagian penting dari strategi pertumbuhan bisnis Anda.
Jenis-Jenis Inventaris adalah Informasi yang Perlu Diketahui
Dalam praktiknya, inventaris dibagi ke dalam beberapa kategori tergantung dari penggunaannya :
Inventaris Tetap
Inventaris tetap adalah aset jangka panjang yang digunakan dalam operasional bisnis dan memiliki umur pakai lebih dari satu tahun. Contohnya termasuk mesin produksi, komputer, kendaraan operasional, meja, kursi, hingga rak display di toko. Barang-barang ini biasanya tidak dijual kembali, namun berperan penting dalam mendukung produktivitas dan kenyamanan kerja.
Karena sifatnya yang tahan lama, inventaris tetap perlu dicatat dalam laporan aset tetap dan dihitung nilai penyusutannya secara berkala. Ini penting untuk mengetahui nilai buku aset serta menentukan kapan barang perlu diperbarui atau diganti. Pengelolaan yang baik atas inventaris tetap akan membantu perencanaan investasi jangka panjang.
Inventaris Tidak Tetap
Inventaris tidak tetap mencakup barang-barang habis pakai yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari, seperti alat tulis, kertas, tinta printer, atau bahan pembersih. Meski terlihat sepele, barang-barang ini bisa menjadi sumber pemborosan jika tidak terkontrol penggunaannya.
Pencatatan inventaris tidak tetap sering kali diabaikan karena dianggap bernilai kecil. Padahal, dalam jangka panjang, total pengeluaran atas barang-barang ini cukup signifikan. Dengan pencatatan yang tepat, Anda bisa mengatur anggaran pembelian dan menghindari pemborosan.
Inventaris Barang Dagang
Kategori ini merujuk pada barang-barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti stok produk pada toko retail, warung, atau minimarket. Inventaris barang dagang merupakan sumber utama pendapatan bagi bisnis perdagangan dan harus dipantau dengan ketat.
Kesalahan dalam pencatatan stok barang dagang dapat menyebabkan ketidaksesuaian data antara penjualan dan ketersediaan barang. Ini bisa memicu out of stock atau oversupply. Oleh karena itu, sistem manajemen stok yang terintegrasi dengan kasir sangat dibutuhkan untuk jenis inventaris ini.
Inventaris Aset Digital
Seiring berkembangnya teknologi, banyak bisnis yang mulai mengandalkan aset digital seperti software akuntansi, lisensi aplikasi, domain website, bahkan file desain dan data pelanggan. Meski tidak berwujud, aset ini memiliki nilai ekonomi dan mendukung aktivitas operasional.
Inventaris aset digital harus didata dan diperbarui secara berkala, terutama terkait masa berlaku lisensi atau hak akses. Kegagalan dalam mengelola aset digital bisa menyebabkan gangguan sistem, kehilangan data, atau pelanggaran hukum akibat lisensi kedaluwarsa.
Inventaris adalah Aset, tapi Bisa Jadi Beban jika Tidak Dikelola dengan Baik
Banyak pelaku usaha yang belum menyadari pentingnya manajemen inventaris dan justru melakukan kesalahan seperti :
- Tidak melakukan pencatatan rutin : Tanpa pencatatan yang teratur, Anda akan kesulitan mengetahui stok yang tersedia dan kondisi aset.
- Penyimpanan barang yang tidak terorganisir : Inventaris yang tidak ditata dengan baik akan memperbesar risiko kehilangan dan kerusakan.
- Mengandalkan pencatatan manual : Cara ini rentan terhadap kesalahan manusia dan sulit diaudit.
- Tidak pernah melakukan evaluasi nilai aset : Barang bisa rusak, usang, atau bahkan tidak terpakai tetapi tetap tercatat dalam laporan sebagai aset bernilai.
Untuk menghindari hal-hal di atas, Anda perlu menerapkan cara pengelolaan inventaris yang efisien dan terstruktur.
Langkah pertama adalah membuat daftar inventaris lengkap dan memperbaruinya secara rutin. Pastikan setiap barang diberi kode atau label yang memudahkan pelacakan. Lakukan stok opname secara berkala untuk mencocokkan data dengan kondisi fisik barang. Hindari pencatatan manual dan mulai gunakan aplikasi kasir yang mendukung sistem inventaris otomatis. Dengan begitu, Anda dapat menghindari risiko kekurangan stok, pemborosan, serta kesulitan saat audit.
Gunakan aplikasi kasir IPOS untuk membantu mencatat dan memantau inventaris Anda secara otomatis. IPOS menawarkan fitur stok barang, laporan keuangan, serta kontrol penjualan yang terintegrasi, sehingga Anda dapat menjalankan usaha dengan lebih tenang dan efisien.
Coba gratis IPOS di sini dan mulai kelola inventaris Anda lebih cerdas sekarang juga!
