Hindari Kesalahan Memilih Supplier dengan 6 Cara Ini! – Dalam menjalankan bisnis, memilih supplier bukan sekadar urusan mencari harga paling murah atau pengiriman paling cepat. Supplier yang Anda pilih akan sangat memengaruhi kualitas produk, kelancaran operasional, hingga kepuasan pelanggan. Sayangnya, masih banyak pelaku usaha yang melakukan kesalahan memilih supplier karena tergiur harga miring atau janji manis tanpa melakukan riset terlebih dahulu. Akibatnya, bisnis yang awalnya berjalan lancar bisa saja terganggu karena stok kosong, barang tidak sesuai spesifikasi, atau pembayaran yang tersendat.
Kesalahan memilih supplier bisa berdampak langsung pada kredibilitas bisnis Anda di mata konsumen. Konsumen tidak peduli apakah barang telat karena supplier atau karena Anda sendiri. Bagi mereka, semua tanggung jawab ada di tangan Anda sebagai pelaku usaha. Oleh karena itu, penting untuk memahami kesalahan-kesalahan umum dalam memilih supplier agar bisnis Anda tidak mengalami kerugian yang sebenarnya bisa dicegah sejak awal.
Table of Contents
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari saat Memilih Supplier
Terlalu Fokus pada Harga Termurah
Salah satu kesalahan paling umum adalah memilih supplier hanya karena menawarkan harga paling murah. Meskipun harga memang menjadi pertimbangan penting dalam menjaga margin keuntungan, kualitas barang tidak boleh diabaikan. Supplier dengan harga murah bisa jadi menggunakan bahan berkualitas rendah atau tidak memiliki sistem kontrol kualitas yang baik. Akibatnya, produk yang Anda jual menjadi tidak konsisten atau cepat rusak, yang justru bisa merugikan dalam jangka panjang.
Tidak Mengecek Reputasi dan Track Record
Mengabaikan reputasi supplier adalah kesalahan krusial lainnya. Banyak bisnis kecil hingga menengah memilih supplier hanya berdasarkan iklan atau rekomendasi satu orang, tanpa melakukan riset lebih lanjut. Padahal, mengecek testimoni pelanggan sebelumnya, durasi mereka beroperasi di bidang tersebut, dan keandalan mereka dalam pengiriman bisa memberikan gambaran seberapa profesional supplier tersebut. Memilih supplier yang tidak terpercaya bisa berujung pada keterlambatan barang atau pesanan yang tidak kunjung sampai.
Tidak Menandatangani Kontrak yang Jelas
Tanpa kontrak yang resmi dan jelas, kesepakatan bisnis bisa rawan disalahpahami. Banyak pelaku usaha yang terburu-buru memesan barang dalam jumlah besar tanpa dokumen yang mengatur detail transaksi, seperti waktu pengiriman, spesifikasi barang, dan ketentuan retur. Ini bisa menjadi bumerang jika suatu saat terjadi masalah dan Anda tidak punya dasar hukum untuk menyelesaikannya. Kesalahan memilih supplier tanpa kontrak yang jelas sama saja seperti berjudi dengan nasib bisnis Anda sendiri.
Mengabaikan Kapasitas Produksi Supplier
Supplier kecil mungkin cocok untuk bisnis yang baru mulai, tetapi jika usaha Anda berkembang pesat, supplier tersebut bisa saja kewalahan memenuhi permintaan. Tidak mengevaluasi kapasitas produksi dan logistik supplier bisa mengakibatkan keterlambatan pengiriman atau stok yang tidak tersedia saat dibutuhkan. Inilah sebabnya penting untuk melihat apakah supplier mampu tumbuh seiring perkembangan bisnis Anda.
Tidak Menyesuaikan Jadwal Operasional
Sering kali pengusaha memilih supplier yang tidak memiliki jam kerja yang sejalan dengan jam operasional bisnis mereka. Ini membuat komunikasi jadi lambat dan pengiriman tidak sinkron. Misalnya, supplier hanya melayani pengiriman seminggu sekali, padahal toko Anda butuh restock harian. Jika hal ini tidak diperhatikan sejak awal, maka proses operasional bisa terhambat dan pelanggan pun akan kecewa karena produk yang dicari tidak tersedia.
Tidak Menggunakan Sistem untuk Mencatat Transaksi dengan Supplier
Beberapa pelaku usaha masih mengandalkan catatan manual dalam mencatat transaksi pembelian dari supplier. Padahal, tanpa sistem yang baik, Anda bisa dengan mudah melewatkan rincian penting, seperti tanggal pembelian, nominal pembayaran, atau jumlah stok masuk. Kesalahan ini sering kali membuat pembukuan jadi tidak akurat, terutama saat audit atau rekonsiliasi stok. Penggunaan aplikasi kasir yang terintegrasi dengan pencatatan inventaris akan sangat membantu untuk menghindari kekeliruan ini.
Dampak Jangka Panjang dari Kesalahan Memilih Supplier
Dampak dari kesalahan memilih supplier tidak hanya dirasakan dalam jangka pendek. Ketika masalah ini terus terjadi, maka kepercayaan konsumen terhadap brand Anda bisa menurun. Selain itu, kerugian finansial pun tidak bisa dihindari, baik dari segi retur produk, pengiriman ulang, maupun kehilangan potensi penjualan karena stok yang kosong. Tidak jarang, hubungan baik dengan pelanggan bisa rusak hanya karena supplier tidak bisa memenuhi ekspektasi.
Bisnis yang ingin berkembang juga memerlukan dukungan dari mitra yang dapat diandalkan, termasuk supplier. Jika sejak awal Anda sudah melakukan seleksi dengan ketat, membuat kontrak, serta mencatat seluruh transaksi dengan rapi, maka potensi konflik di masa depan bisa ditekan. Bahkan jika terjadi kendala, Anda akan punya dasar yang kuat untuk melakukan negosiasi atau mencari solusi terbaik.
Tips Memilih Supplier yang Tepat untuk Usaha Anda
Agar tidak terjebak dalam kesalahan yang sama, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
- Lakukan perbandingan antar supplier, baik dari segi harga, kualitas, maupun layanan.
- Minta sampel terlebih dahulu sebelum memutuskan pembelian dalam jumlah besar.
- Buat kontrak tertulis yang menjelaskan hak dan kewajiban masing-masing pihak.
- Gunakan sistem kasir yang terintegrasi agar seluruh transaksi terekam otomatis dan bisa dilacak dengan mudah.
- Lakukan evaluasi secara berkala terhadap performa supplier agar kualitas tetap terjaga.
Membangun kerja sama jangka panjang dengan supplier yang tepat bisa menjadi aset berharga dalam pertumbuhan bisnis Anda. Jangan ragu untuk berinvestasi waktu dan tenaga di awal demi hasil yang berkelanjutan.
Gunakan Aplikasi Kasir IPOS untuk Menjaga Kualitas Operasional Anda
Agar kesalahan memilih supplier tidak berdampak buruk bagi operasional bisnis Anda, penting untuk memiliki sistem pencatatan dan pemantauan yang rapi. Di sinilah aplikasi kasir IPOS hadir sebagai solusi. IPOS tidak hanya mencatat transaksi penjualan, tapi juga mempermudah Anda dalam mencatat pembelian dari supplier, mengelola stok barang, hingga membuat laporan pembukuan secara otomatis dan akurat.
Dengan fitur manajemen inventaris yang terintegrasi, Anda bisa memantau kapan barang masuk, berapa jumlah yang dipesan, dan dari supplier mana asalnya. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengatur pengingat untuk restock, membandingkan performa antar supplier, serta mengakses data kapan pun dan di mana pun lewat aplikasi berbasis cloud.
Coba gratis IPOS di sini dan rasakan kemudahan dalam mengelola operasional serta pembukuan usaha secara profesional.
