Ringkasan :
- 65% catatan persediaan ditemukan tidak akurat dalam sebuah penelitian terhadap hampir 370.000 catatan inventori di 37 toko.
- Penelitian yang lebih baru terhadap sekitar 24.000 SKU di 11 toko menemukan bahwa pelaksanaan audit persediaan berkaitan dengan peningkatan penjualan toko sebesar 11%.
- Penggunaan aplikasi kasir dapat membantu mengurangi kesalahan pencatatan karena perubahan stok dapat terccatat secara otomatis setiap kali terjadi transaksi.
Cara mengelola stok toko bangunan yang efektif dimulai dari pencatatan barang yang konsisten, pemantauan jumlah persediaan, penetapan batas minimum stok, hingga stock opname secara berkala. Langkah-langkah tersebut membantu pemilik toko mengetahui kondisi persediaan dengan lebih akurat sehingga dapat menghindari kehabisan barang, penumpukan stok, maupun kesalahan saat melakukan pembelian. Bagi toko dengan banyak jenis produk dan transaksi setiap hari, penggunaan sistem pencatatan digital juga dapat membantu membuat proses pengelolaan stok lebih praktis dan terstruktur.
Apa yang Dimaksud dengan Pengelolaan Stok Toko Bangunan?
Pengelolaan stok toko bangunan adalah proses mencatat, memantau, mengatur, dan mengevaluasi seluruh persediaan agar jumlah barang yang tersedia sesuai dengan kebutuhan dan kondisi fisik di toko.
Pengelolaan ini tidak hanya berkaitan dengan menghitung jumlah barang. Pemilik toko juga perlu mengetahui barang apa saja yang tersedia, berapa jumlahnya, kapan harus melakukan pembelian kembali, produk mana yang cepat terjual, serta barang apa yang terlalu lama tersimpan.
Hal ini menjadi semakin penting pada toko bangunan karena satu kategori dapat memiliki banyak variasi. Misalnya, cat memiliki berbagai merek, warna, ukuran kemasan, dan jenis. Begitu pula pipa, keramik, baut, semen, hingga perkakas.
Tanpa sistem yang jelas, kesalahan kecil dalam pencatatan dapat menyebabkan stok di sistem berbeda dengan kondisi sebenarnya.
Baca juga : Contoh Bukti Transaksi Perusahaan Dagang Terlengkap
Bagaimana Cara Mengelola Stok Toko Bangunan dengan Benar?
Ada beberapa langkah yang dapat diterapkan agar pengelolaan persediaan lebih teratur.
Kelompokkan Produk Berdasarkan Jenis dan Karakteristiknya
Mulailah dengan membuat kategori produk yang jelas, seperti semen, cat, pipa, keramik, perkakas, bahan bangunan, dan perlengkapan lainnya.
Setiap barang juga sebaiknya memiliki identitas yang spesifik. Jangan hanya menulis “cat putih” pada daftar stok. Gunakan nama yang lebih lengkap, misalnya “Cat Tembok ABC Putih 5 kg”.
Jika memungkinkan, sertakan informasi seperti merek, ukuran, satuan, harga beli, dan harga jual. Data yang lebih spesifik akan memudahkan karyawan ketika mencari barang sekaligus mengurangi risiko salah input.
Catat Setiap Barang Masuk dan Keluar
Setiap pembelian dari supplier harus dicatat sebagai barang masuk. Sebaliknya, barang yang terjual harus segera mengurangi jumlah persediaan.
Sebagai contoh, sebuah toko memiliki 20 sak semen. Kemudian toko menerima 30 sak dari supplier dan menjual 15 sak kepada pelanggan. Stok yang seharusnya tersisa adalah :
20 + 30 – 15 = 35 sak semen.
Jika transaksi penjualan belum dicatat, sistem mungkin masih menunjukkan stok 50 sak. Ketika pemilik toko menggunakan angka tersebut untuk menentukan pembelian berikutnya, keputusan yang diambil tentu berisiko tidak sesuai kondisi sebenarnya.
Karena itu, pencatatan sebaiknya dilakukan pada saat aktivitas berlangsung, bukan menunggu hingga akhir atau bahkan beberapa hari kemudian.
Tentukan Batas Minimum Stok
Tidak semua produk perlu disimpan dalam jumlah besar. Toko perlu menentukan stok minimum berdasarkan tingkat penjualan dan waktu pengadaan dari supplier.
Misalnya, semen rata-rata terjual 10 sak per hari, sedangkan supplier membutuhkan waktu dua hari untuk mengirimkan pesanan. Pemilik toko perlu mempertimbangkan kebutuhan selama masa tunggu tersebut agar tidak kehabisan stok sebelum barang baru datang.
Batas minimum juga dapat berbeda untuk setiap produk. Barang yang cepat terjual membutuhkan pengawasan lebih ketat dibandingkan produk yang permintaannya rendah.
Pisahkan Barang Cepat Laku dan Lambat Terjual
Perhatikan perputaran setiap produk. Barang yang cepat terjual harus mendapatkan prioritas dalam pemantauan dan pengadaan, sedangkan barang yang lambat terjual perlu dievaluasi agar tidak terlalu banyak mengikat modal.
Sebagai contoh, jika semen dan paku hampir setiap hari terjual, stok keduanya perlu dipantau lebih rutin. Sementara itu, produk yang hanya terjual beberapa kali dalam sebulan tidak selalu membutuhkan jumlah persediaan yang sama besar.
Data transaksi dapat membantu pemilik toko menentukan produk mana yang perlu diprioritaskan.
Lakukan Stock Opname secara Berkala
Stock opname adalah proses menghitung persediaan secara fisik kemudian membandingkannya dengan catatan dalam sistem.
Jika sistem menunjukkan 50 sak semen, tetapi setelah dihitung hanya ditemukan 47 sak, berarti terdapat selisih tiga sak yang perlu ditelusuri.
Jangan langsung mengubah angka dalam sistem agar terlihat sesuai. Cari penyebabnya terlebih dahulu. Selisih dapat terjadi karena transaksi belum dicatat, kesalahan input, barang rusak, barang hilang, atau kesalahan ketika menerima barang dari supplier.
Penelitian pada sekitar 24.000 SKU di 11 toko menunjukkan bahwa audit persediaan dapat memberikan dampak positif terhadap penjualan, dengan srote-wide sales lift sebesar 11% dalam konteks penelitian tersebut.
Artinya, stock opname sebaiknya tidak dipandang hanya sebagai pekerjaan administratif. Pemeriksaan stok dapat membantu toko menemukan persediaan yang sebenarnya tersedia untuk dijual dan memperbaiki data yang digunakan dalam pengambilan keputusan.
Baca juga : Barcode Scanner Kasir Minimarket yang Paling Direkomendasikan
Apa saja Masalah Stok yang Sering Terjadi di Toko Bangunan?
Beberapa masalah yang umum terjadi antara lain :
- Stok fisik berbeda dengan catatan.
- Barang yang banyak dicari tiba-tiba habis.
- Produk yang jarang terjual menumpuk terlalu lama.
- Pembelian barang dilakukan berdasarkan perkiraan.
- Barang rusak atau hilang tidak segera tercatat.
- Satuan pembelian dan penjualan berbeda.
- Karyawan lupa mencatat transaksi atau barang masuk.
Masalah tersebut dapat semakin sulit dikendalikan ketika toko memiliki ribuan jenis barang atau beberapa lokasi penyimpanan.
Bahkan dalam penelitian ritel yang melihatkan hampir 370.000 catatan persediaan, ketidakakuratan ditemukan pada 65% catatan. Penelitian tersebut juga mengidentifikasi praktik audit persediaan sebagai salah satu faktor yang dapat membantu mengurangi ketidakakuratan.
Bagaimana Aplikasi Kasir Membantu Mengelola Stok Toko Bangunan?
Ketika transaksi dan persediaan masih dicatat secara manual, karyawan harus melakukan pekerjaan berulang di antaranya mencatat penjualan, mengurangi stok, memperbarui daftar barang, kemudian membuat rekap.
Aplikasi kasir dapat membantu menyederhanakan proses tersebut dengan menghubungkan transaksi penjualan dan pencatatan persediaan dalam satu sistem.
Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah IPOS 5. Produk ini memiliki modul penjualan, pembelian, dan kontrol stok sehingga dapat digunakan untuk membantu toko mengelola pergerakan barang. IPOS 5 juga mendukung penggunaan untuk usaha ritel, grosir, distributor, dan toko bangunan.
Sebagai contoh, ketika 5 sak semen terjual, data transaksi dapat menjadi bagian dari pencatatan perubahan stok. Pemilik toko kemudian dapat menggunakan data tersebut untuk memantau persediaan dan mengevaluasi kebutuhan pembelian.
IPOS 5 juga menyediakan fitur seperti kartu stok dan pengelolaan data barang. Untuk toko yang memiliki kebutuhan pemantauan lebih kompleks, fitur seperti pengelolaan gudang juga dapat membantu memisahkan persediaan berdasarkan lokasi penyimpanan. Namun, aplikasi kasir bukan pengganti stock opname. Sistem tetap perlu dibandingkan dengan kondisi fisik secara berkala agar data persediaan tetap dapat dipercaya.
Bagaimana Agar Pengelolaan Stok Toko Bangunan Lebih Efisien?
Efisiensi pengelolaan stok bukan hanya tentang mencatat barang lebih cepat, tetapi juga memastikan data dapat digunakan untuk mengambil keputusan.
Buat prosedur yang sederhana dan konsisten. Misalnya, setiap barang yang datang harus diperiksa dan dicatat sebelum masuk gudang. Setiap transaksi penjualan juga harus dimasukkan ke sistem sebelum barang diserahkan kepada pelanggan.
Selanjutnya, lakukan evaluasi secara rutin terhadap tiga hal utama :
- Akurasi stok : apakah jumlah di sistem sesuai dengan kondisi fisik?
- Perputaran stok : produk mana yang cepat dan lambat terjual?
- Kebutuhan pembelian : produk mana yang sudah mendekati batas minimum?
Jika jumlah barang dan transaksi sudah sulit dikelola secara manual, penggunaan aplikasi kasir dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif sekaligus menyediakan data yang lebih terstruktur.
FAQ
Apa tujuan utama mengelola stok toko bangunan?
Tujuan utamanya adalah menjaga agar jumlah persediaan tetap akurat, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta membantu pemilik toko mengambil keputusan pembelian berdasarkan data.
Berapa kali stock opname perlu dilakukan di toko bangunan?
Tidak ada frekuensi yang berlaku untuk semua toko. Produk yang cepat terjual atau memiliki nilai tinggi dapat diperiksa lebih sering, sedangkan pemeriksaan menyeluruh dapat dilakukan secara berkala sesuai kondisi toko.
Mengapa stok fisik bisa berbeda dengan catatan?
Perbedaan dapat disebabkan oleh transaksi yang belum dicatat, kesalahan input, barang rusak atau hilang, kesalahan penerimaan barang, hingga penggunaan satuan yang tidak konsisten.
Apakah aplikasi kasir bisa digunakan untuk mengelola stok toko bangunan?
Ya. Aplikasi kasir dengan fitur persediaan dapat membantu mencatat transaksi sekaligus memantau perubahan stok. IPOS 5, misalnya, memiliki modul penjualan, pembelian, dan kontrol stok.
Apakah toko bangunan kecil perlu menggunakan aplikasi kasir?
Tidak ada ukuran toko tertentu yang mengharuskan penggunaan aplikasi kasir. Namun, ketika jumlah produk dan transaksi mulai sulit dipantau secara manual, aplikasi dapat membantu membuat proses pencatatan lebih terstruktur dan mengurangi pekerjaan administratif.
Cara mengelola stok toko bangunan yang baik mencakup pengelompokan produk, pencatatan barang masuk dan keluar, penetapan stok minimum, pemantauan perputaran produk, serta stock opname secara berkala.
Pengelolaan tersebut penting karena keputusan pembelian, penjualan, dan penyimpanan barang sangat bergantung pada akurasi data persediaan. Untuk membantu mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual, aplikasi kasir seperti IPOS 5 dapat digunakan untuk mengelola transaksi, pembelian, dan kontrol stok dalam satu sistem.
Jika Anda ingin melihat apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan toko, Anda dapat mencoba gratis IPOS 5 terlebih dahulu sebelum menentukan pilihan.
