Indirect Spend : Pengertian, Tantangan, dan Strategi Pengelolaan – Setiap bisnis yang ingin bertahan lama pasti berfokus pada pengelolaan biaya. Banyak pelaku usaha memusatkan perhatian pada pengeluaran utama yang berkaitan langsung dengan produksi atau penjualan. Namun, ada satu jenis pengeluaran yang sering kali tidak terlihat, tetapi memiliki dampak signifikan terhadap efisiensi bisnis yaitu indirect spend. Jika dibiarkan tidak terpantau, jenis pengeluaran ini dapat membengkak tanpa disadari dan menggerus profit perusahaan Anda dari belakang layar.
Indirect spend bukan sekadar biaya tambahan atau biaya kecil yang tidak penting. Bagi banyak bisnis, jenis pengeluaran ini mencakup aspek penting dari operasional, mulai dari kebutuhan kantor, jasa outsourcing, teknologi pendukung, transportasi, hingga layanan kebersihan. Memahami bagaimana indirect spend bekerja dan bagaimana mengelolanya dengan efektif akan membantu Anda menjaga kestabilan arus kas sekaligus meningkatkan performa bisnis secara keseluruhan.
Table of Contents
Apa itu Indirect Spend?
Secara sederhana, indirect spend adalah semua jenis pengeluaran perusahaan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi barang atau layanan yang Anda jual. Contohnya adalah biaya ATK, langganan software, jasa konsultan, kebersihan, keamanan, transportasi karyawan, hingga biaya event internal. Pengeluaran ini tidak berkontribusi langsung pada produk, tetapi tanpa itu operasional bisnis tidak bisa berjalan lancar.
Berbeda dengan direct spend yang biasanya terpantau secara ketat karena berpengaruh pada margin produk, indirect spend cenderung tersebar dan dibagi ke banyak bagian departemen. Akibatnya, sulit untuk mengawasi satu per satu dan risiko pemborosan pun semakin besar.
Beberapa pengeluaran yang termasuk indirect spend antara lain :
- Pembelian peralatan kantor
- Biaya listrik, internet, dan utilitas lainnya
- Langganan software
- Outsourcing cleaning service
- Jasa keamanan
- Pengeluaran marketing internal
- Perjalanan dinas
- Training karyawan
- Pengiriman barang non-produksi
Dengan memahami kategori ini, Anda dapat menjadikan setiap pos pengeluaran lebih terstruktur dan mudah dipantau.
Mengapa Indirect Spend Penting untuk Dikelola?
Banyak bisnis meremehkan dampak indirect spend karena sifatnya yang tidak terlihat langsung. Padahal, jika dikumpulkan, jumlah pengeluaran ini bisa mencapai 20–40% dari total biaya perusahaan.
Beberapa manfaat mengelola indirect spend dengan baik antara lain :
Menghemat Biaya Operasional secara Konsisten
Efisiensi dalam indirect spend membuat bisnis Anda bisa mengurangi pemborosan yang tidak terlihat sehari-hari. Setiap penghematan kecil yang dilakukan akan memberikan dampak besar ketika diakumulasikan dalam jangka panjang. Banyak perusahaan tidak sadar bahwa biaya kecil seperti langganan software atau pembelian ATK bisa membengkak tanpa kontrol. Dengan pengelolaan yang baik, Anda bisa mencegah terjadinya pengeluaran berulang yang sebenarnya bisa dipangkas. Mengoptimalkan pengeluaran ini berarti Anda menjaga kesehatan arus kas tanpa harus mengurangi kualitas operasional.
Tidak hanya itu, penghematan pada indirect spend memberikan ruang lebih banyak untuk memaksimalkan anggaran lain yang lebih produktif. Dana yang tadinya terserap untuk kebutuhan operasional dapat dialihkan ke pengembangan bisnis, pemasaran, atau peningkatan kualitas layanan. Penghematan yang dilakukan juga cenderung lebih stabil karena indirect spend biasanya bersifat rutin. Jika setiap pengeluaran dapat diprediksi dan dikendalikan, Anda memiliki fondasi finansial yang lebih kuat. Semua hal ini menjadikan pengelolaan indirect spend sebagai langkah sederhana tetapi sangat berdampak bagi performa bisnis Anda.
Membantu Perusahaan Lebih Terkontrol
Dengan mengelola indirect spend secara aktif, Anda dapat memetakan seluruh aliran pengeluaran bisnis dengan lebih jelas. Pengeluaran yang sebelumnya tersebar di banyak departemen akan terlihat lebih terstruktur dan mudah dianalisis. Transparansi ini membantu perusahaan mengetahui area mana yang paling banyak menyerap biaya tanpa disadari. Ketika Anda memahami pola pengeluaran ini, keputusan untuk menekan biaya dapat dilakukan secara lebih tepat sasaran. Tanpa kontrol, pengeluaran kecil yang tidak terpantau dapat berubah menjadi beban besar bagi perusahaan.
Selain itu, pengelolaan yang lebih terkontrol membuat Anda mudah menetapkan prioritas anggaran. Anda dapat menentukan mana pengeluaran yang benar-benar penting dan mana yang dapat ditunda atau diminimalkan. Dengan sistem yang baik, setiap transaksi bisa di-approve dengan lebih cepat tanpa mengorbankan akurasi. Ini membuat seluruh alur kerja pengeluaran menjadi lebih efisien dan tidak membingungkan. Pada akhirnya, bisnis memiliki arah yang lebih jelas karena setiap pengeluaran mendukung tujuan jangka panjang.
Mendorong Transparansi Antar Departemen
Indirect spend sering melibatkan berbagai divisi, sehingga pengelolaannya mendorong seluruh perusahaan untuk memiliki pencatatan yang lebih rapi dan terbuka. Ketika setiap divisi diwajibkan mencatat pengeluaran, Anda dapat melihat perbandingan yang lebih objektif antara satu departemen dan yang lain. Transparansi ini menciptakan budaya disiplin dalam penggunaan anggaran dan pengajuan kebutuhan. Selain itu, setiap divisi juga dapat belajar dari pola pengeluaran divisi lain dan meniru strategi yang lebih efisien. Dengan begitu, budaya efisiensi tumbuh secara alami di seluruh organisasi.
Hal ini juga memperkuat kerja sama antar departemen karena mereka berbagi tanggung jawab dalam menjaga kondisi finansial perusahaan. Semua bagian menjadi lebih sadar bahwa keputusan pembelian mereka berdampak pada keseluruhan bisnis. Ketika data pengeluaran terbuka, misalokasi dana atau pembelian yang tidak perlu lebih mudah terdeteksi. Ini bukan hanya mempercepat evaluasi, tetapi juga meminimalkan potensi konflik internal terkait anggaran. Transparansi yang konsisten seperti ini membuat perusahaan beroperasi lebih profesional dan akuntabel.
Menjaga Arus Kas Lebih Stabil
Stabilitas arus kas adalah salah satu aspek terpenting dalam menjaga keberlangsungan bisnis, dan indirect spend berkontribusi besar dalam hal ini. Ketika pengeluaran operasional yang sifatnya tidak langsung terkelola dengan baik, Anda dapat memperkirakan jumlah biaya yang harus dikeluarkan setiap bulan. Perkiraan yang konsisten ini membuat perencanaan anggaran menjadi lebih mudah dilakukan. Dengan demikian, perusahaan bisa mempersiapkan dana cadangan atau ekspansi tanpa terganggu pengeluaran tak terduga. Arus kas yang stabil memberi ruang untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis.
Selain itu, stabilnya arus kas membuat perusahaan lebih tahan terhadap fluktuasi pasar. Ketika biaya operasional tidak melonjak tiba-tiba, Anda dapat mempertahankan kelancaran bisnis meskipun terjadi perubahan ekonomi. Stabilitas ini juga memperkuat kepercayaan investor atau mitra bisnis karena melihat manajemen keuangan yang sehat. Dengan pengelolaan indirect spend yang disiplin, Anda dapat menjaga performa keuangan sekaligus mencegah tekanan likuiditas. Semua ini memberikan perlindungan jangka panjang bagi perusahaan agar tetap berkembang.
Ingin mempermudah operasional bisnis Anda? Coba gratis IPOS dan rasakan bagaimana sistem kasir modern membantu mengelola pengeluaran stok, transaksi, dan kebutuhan operasional lainnya secara otomatis.
Tantangan dalam Mengelola Indirect Spend
Mengelola indirect spend bukanlah hal yang mudah karena jenis pengeluaran ini biasanya tersebar di berbagai divisi dan tidak tersentralisasi dalam satu sistem. Banyak bisnis menghadapi kesulitan ketika mencoba mengumpulkan data pengeluaran yang berasal dari banyak sumber, sehingga laporan menjadi kurang akurat. Tantangan ini diperparah oleh fakta bahwa banyak transaksi indirect spend berukuran kecil, sehingga sering dianggap tidak penting dan tidak dicatat dengan teliti. Meskipun kecil, akumulasi transaksi tersebut bisa sangat besar dan memengaruhi keuangan perusahaan secara signifikan. Hal inilah yang membuat pengelolaan indirect spend memerlukan perhatian khusus.
Selain itu, perusahaan sering menghadapi kendala dalam menetapkan standar vendor karena setiap divisi bisa saja membeli dari penyedia yang berbeda-beda. Ketidakkonsistenan ini menyebabkan perbedaan harga, kualitas barang, dan waktu pengiriman yang akhirnya merugikan bisnis dalam jangka panjang. Tidak adanya proses atau SOP yang jelas juga dapat menyebabkan pembelian dilakukan tanpa persetujuan resmi, sehingga membuka peluang terjadinya kebocoran anggaran. Selain itu, kurangnya transparansi antar departemen membuat proses evaluasi menjadi lebih rumit. Tanpa sistem yang rapi, identifikasi masalah dan perencanaan efisiensi menjadi sulit dilakukan.
Semua tantangan ini berpotensi menyebabkan meningkatnya biaya operasional jika tidak segera ditangani. Kurangnya kontrol dan data yang tidak konsisten dapat menghambat perusahaan dalam mengambil keputusan yang berbasis informasi. Selain itu, hambatan antar divisi dapat memperlambat proses pengadaan dan mengganggu kelancaran operasional. Dengan memahami tantangan utama ini, perusahaan dapat memulai langkah untuk membangun sistem yang lebih terstruktur. Kesadaran akan tantangan ini menjadi dasar penting untuk menerapkan strategi pengelolaan yang lebih efektif ke depannya.
Strategi Efektif Mengelola Indirect Spend
Salah satu strategi paling efektif dalam mengelola indirect spend adalah memusatkan sistem pengadaan agar semua proses pembelian berada dalam satu jalur yang terkontrol. Dengan sentralisasi, perusahaan dapat memantau aliran pengeluaran secara lebih akurat dan mengurangi risiko pemborosan yang tidak terdeteksi. Pengadaan yang terpusat juga memudahkan proses approval sehingga setiap transaksi memiliki jejak yang jelas. Selain itu, memiliki satu saluran pembelian memungkinkan perusahaan mendapatkan harga lebih baik melalui negosiasi vendor jangka panjang. Semua ini berkontribusi pada penghematan operasional yang signifikan.
Implementasi kebijakan pengadaan yang jelas juga sangat membantu dalam memperbaiki alur pengeluaran. Perusahaan perlu menetapkan batas pengeluaran per divisi, daftar vendor resmi, dan alur persetujuan yang terstruktur. Kebijakan yang transparan membantu mencegah pembelian impulsif dan memastikan setiap transaksi benar-benar diperlukan. Selain itu, audit berkala dapat dilakukan untuk memeriksa pola pengeluaran dan menemukan area yang dapat diefisienkan. Sistem yang baik juga menciptakan rasa tanggung jawab pada setiap divisi dalam menjaga anggaran mereka.
Indirect spend mungkin tidak terlihat sepenting direct spend, tetapi pengaruhnya terhadap stabilitas keuangan bisnis sangat besar. Dengan memahami cara kerja indirect spend dan menerapkan strategi pengelolaan yang tepat, Anda bisa meningkatkan efisiensi operasional, menghemat anggaran, dan menjaga arus kas tetap sehat. Teknologi seperti aplikasi kasir mdoern juga dapat membantu mencatat setiap pengeluaran secara rapih dan memudahkan Anda mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.
Ingin konsultasi gratis mengenai aplikasi kasir yang paling cocok untuk bisnis Anda? Hubungi kami sekarang dan dapatkan solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi operasional usaha Anda.
